L’audit en formation

Votre mission, si vous l’acceptez, réaliser un audit de mon système formation.

Aïe ! Ouille ! Paf !

Le vocable « audit », cauchemar pour les uns, outil formidable pour les autres…

Essayons de comprendre ensemble comment faire de cette démarche un outil utile et pragmatique.

Déjà, le terme « audit » vient du latin « audire », qui signifie écouter, entendre.

Et voilà, tout est dit.

Fin de l’article !

Non ?

Bon ok, je vais approfondir un peu plus l’analyse.

Pour commencer, qu’est-ce qu’un audit de formation (et forcément, ce qu’il n’est pas !)

L’audit de formation, empruntant ses méthodologies dans le champ des audits sociaux, est donc une approche qui cherche à analyser la fonction formation, ce qui englobe l’ensemble des processus de l’entreprise qui permettent à la structure de piloter, concevoir, manager, réaliser, évaluer… la formation. La démarche peut être globale, intégrant toutes les échelles du pouvoir décisionnel et exécutif de l’entreprise ou peut s’intéresser uniquement à certaines échelles.

Cette démarche s’effectue par rapport à un référentiel, soit existant, soit construit, en fonction des objectifs de l’audit.

Quelques référentiels possibles :

Dans un audit, on peut s’appuyer sur 4 types de référentiels :

un référentiel « qualité », défini par une norme qualité : ISO (9001 ou 29990), NF (NF Service), qualification OPQF… et qui donne lieu à une certification.

un référentiel « label », local, régional (tel que : Certif’Occitanie, « Performance vers l’Emploi »…), national, mais aussi sectorisé (tel que CléA).

un référentiel interne, construit par les entreprises en fonction de leur contexte, process…

Quelque soit le référentiel utilisé, l’objectif de l’audit sera toujours le même : analyser l’organisation au regard du référentiel.

un référentiel construit pour l’audit, souvent utilisé pour évaluer la performance (efficacité, efficience, pertinence), une évaluation des risques.

Bon, d’accord, un audit est relié à un référentiel, mais quelle est sa limite ?

Un audit n’est en aucun cas un jugement, un conseil, une formation, une évaluation. Et oui, certains auditeurs mélangent un peu les rôles ou ne connaissent pas leur limite… ce qui peut expliquer pour un audit est souvent mal perçu/vécu.

En aucun cas l’audit ne doit pas montrer ce qui ne fonctionne pas, critiquer le travail/l’organisation ou les personnes

Un audit se comprend (et ne prend son sens !) que dans un processus. Soit un processus d’amélioration continue. Certes il met le doigt sur les écarts entre le référentiel et les pratiques, mais toujours dans un contexte. Un audit est la somme d’une évaluation (objective et factuelle !), d’un diagnostic et de préconisations.

Sinon, le problème est autre…

Comprendre les objectifs de l’audit

Quelque soit le référentiel soit utilisé, il existe plusieurs grandes motivations pour se lancer dans une démarche d’audit :

  • Une analyse de conformité versus des exigences de qualité de prestations
  • Une vérification de la mise en application de procédures (rédaction, application, compréhension…)
  • Un éclairage suite à des enjeux d’adaptation
  • Un positionnement sur un environnement concurrentiel
  • Une vision à long terme
  • Une compréhension de dysfonctionnement
  • Une stratégie de changement
  • Conforter les bonnes pratiques
  • Une expertise qui permet aux décideurs de « lever le nez du guidon »
  • Un accompagnement dans la durée
  • Une aide réelle à la décision

La formation est de plus en plus sollicitée et questionnée. Faire de la formation pour faire de la formation n’est plus d’actualité. Fini de faire pour noircir des tableurs et faire du reporting.

Fini de dire que « la formation ne peut pas faire de mal ». Il faut maintenant que la formation ait des effets perceptibles et mesurables. Des effets qui s’inscrivent dans une démarche globale de l’entreprise.

Pour paraphraser Thierry Ardouin et Sylvain Lacaille, l’audit de formation peut donc intervenir à 3 échelles :

  • Echelle micro : le stade opérationnel d’une action de formation
    • Le recueil et la définition des besoins des apprenants
    • La définition des objectifs
    • La sélection des apprenants
    • La définition des programmes
    • Le choix des formateurs
    • Les outils pédagogiques
    • L’évaluation des résultats (à chaud et à froid)

On est donc sur le court terme et concerne les aspects opérationnel et pédagogique.

  • Echelle mezzo : le stade organisationnel d’un dispositif ou d’un organisme de formation
    • La maitrise du contexte socio-économique
    • Les référentiels de compétences et de formation
    • Les différents types de publics, leurs caractéristiques
    • Les objectifs à atteindre
    • Les moyens mis en œuvre
    • Les modalités d’auto-évaluation
    • Les résultats (diplôme, insertion…)

On est sur le moyen terme et concerne les aspects organisationnel et contractuel.

  • Echelle macro : le niveau stratégique et politique de la formation

On est sur le long terme et concerne les aspects stratégique et politique.

Lorsqu’un décideur souhaite faire réaliser un audit, il aura pour objectif final de gagner en conformité, en efficacité, en efficience, en cohérence en pertinence (inter ou externe) et/ou opportunité.

Les audits sont donc variés, pensés et réalisés dans une dynamique positive, une dynamique d’amélioration continue pour l’organisation, en s’adaptant à la structure auditée.

Contractualiser avec une lettre de mission.

Votre mission si vous l’acceptez…

La lettre de mission doit comporter les éléments suivants. Liste non exhaustive, mais déjà complète !

  • Le contexte : l’organisation et son environnement
    • Présentation des structures
    • Les données chiffrées
    • Les enjeux
    • Les projets
    • L’origine de la demande d’audit
    • Les référentiels
  • La problématique de l’organisation
    • Quelle est la démarche (spécifique…) : communication, qualité, projective…
    • Origine et nature du problème, de la problématique : obsolescence des équipements, évolution du marché, développement des compétences, évolutions réglementaires…
    • Place et rôle de la direction dans cette problématique
    • Quelle population, quelle activité
    • Exigences particulières
  • La mission et les modes d’intervention
    • L’objet de la mission : but et objectif
    • Les logiques d’action
    • Les méthodologies
    • Le déroulé de la mission
    • Les points d’étape, la durée
    • Le budget
    • Les personnes associées au projet, leur rôle
    • Les ressources mobilisées
  • Les attentes : vis-à-vis de l’auditeur et vis-à-vis du prescripteur
    • Mission confiée à l’auditeur
    • Les implications attendues
    • Les moyens mis à disposition
    • La lisibilité du projet
  • Les conditions de réussite de la mission
    • Groupe de suivi, groupe de pilotage
    • Action de communication/information de la mission
    • Identification des freins
    • Aspects logistique et financier
    • Les disponibilités
    • Les échéances
  • Les critères d’évaluations de la mission
    • Les objectifs et critères précis
    • L’exploitation attendue
    • La valorisation
    • Le suivi
    • La communication
    • Les livrables

Le rapport d’audit : précis, factuel et opérationnel

Globalement, le contenu d’un rapport d’audit se lit sur 3 niveaux :

  • Introduction
    • Rappel du cadre de la demande
    • Contexte de la mission
    • Objectif de la mission
    • Périmètre de la mission
  • Partie principale
    • Méthodologie
    • Analyse et résultats
    • Conclusions sur 3 échelles :
      • Prescriptions : opérationnelle et pédagogique
      • Préconisations : organisationnelle et structurelle
      • Orientations : politique et stratégique

Les recommandations se doivent d’être pertinentes, réalisables, positives et hiérarchisées.

  • Partie complémentaire
    • Annexes
    • Résumé

Après avoir rédigé le rapport d’audit, ce n’est pas fini ! Il faut communiquer sur celui-ci, avec les formats adéquats.

Les formats doivent être prévus dès le début de la mission.

Ils peuvent être variés en fonction de l’auditoire :

  • Présentation orale d’information
  • Documents synthétiques et partiels
  • Affichage (posters…)
  • Mailing
  • Communication orale au travers d’une interview croisée

Soyons créatif !

Pour finir

Un audit de formation est donc une façon de pénétrer une organisation par la petite porte et est fondamentalement basé sur une approche systémique. Une approche qui met l’accent sur les interrelations.

L’audit de formation se réalise en 3 temps :

  • Analyse de la demande
    • Comprendre la demande : problème, déséquilibre, évaluation…
    • Lettre de mission qui cadre l’audit et les protagonistes
  • Enquête et analyse
    • Analyse opérationnelle et pré-diagnostic
    • Analyse fonctionnelle
  • Restitution et recommandations

Le comportement de l’auditeur doit correspondre au code de déontologie (principe d’objectivité, de confidentialité, de bienveillance…) mais cela est un autre sujet…

L’auditeur sera le représentant de son audit !

Sources :

L’audit de formation, Thierry Ardouin et Sylvain Lacaille

Manager la formation, Alain Meignant 

Evaluer la formation, Marc Dennery

Evaluer la formation, Patrick Desgraupes, Marinette Lhomme

Etre au courant de l’habilitation électrique

Heureusement depuis 30 ans, le nombre d’accidents du travail lié au risque électrique diminue régulièrement. Mais chaque accident est souvent d’une gravité importante.

Par ailleurs, les accidents d’origine électrique peuvent engendrer des sur-accidents tels qu’explosion, incendie… Pour rappel, 30% des incendies sont d’origine électrique.

2 types d’accidents liés au risque électrique que l’on rencontre :

  • L’électrisation : le courant électrique traverse le corps humain et provoque des blessures plus ou moins graves
  • L’électrocution : le courant électrique provoque la mort de la personne

Le contexte réglementaire de l’habitation électrique

L’habilitation électrique des travailleurs s’appuie sur 2 dispositifs :

✔️ Le Code du travail

✔️ Les règles techniques de la norme française NFC 18-510 de janvier 2012 « Opérations sur les ouvrages et installations électriques et dans un environnement électrique – Prévention du risque électrique »

Complété par la norme NF C 18-550, le cas échéant, pour les opérations sur les véhicules et engins automobiles à motorisation thermique, électrique ou hybride ayant une énergie électrique embarquée, qui est le document de référence.

Objectif de la formation

La formation préalable à l’habilitation électrique a pour objectif d’emmener l’apprenant à l’acquisition d’une aptitude professionnelle dans le seul domaine de la prévention du risque électrique.

La formation comprend une partie théorique et une partie pratique ainsi qu’une évaluation des savoirs et savoir-faire (théorique et pratique).

A quoi correspond les différentes lettres et chiffres présents sur un titre d’habilitation ?

1er caractère : fait référence au domaine de tension concerné

B : indique que la tension est basse (inférieure à 1000 volts)

H : indique que la tension est haute

2ème caractère : fait référence au type d’opération

0 : opération d’ordre non électrique

1 : exécutant d’opération électrique

2 : chargé de travaux électriques

C : consignation

R : responsable d’interventions générales en Basse Tension

S : en charge d’interventions élémentaires en Basse Tension

P : habilité à intervenir sur les appareils photovoltaïques

E : quatre types d’opérations spécifiques (attributs : essais, vérifications, mesurages et manœuvres)

F : travaux en fouilles dans un environnement de canalisations

3ème caractère : précise la nature des opérations

V : travail en voisinage d’appareils sous tension

T : travail sous tension

N : nettoyage réalisé sous tension

X : opérations spéciales liées à une instruction de sécurité.

Ces caractères peuvent être complétés par la lettre L, dans le cadre d’opérations sur les véhicules et engins automobiles à motorisation thermique, électrique ou hybride ayant une énergie électrique embarquée.

HTA et HTB

On distingue le domaine haute tension A (HTA), également appelé domaine moyenne tension, et le domaine haute tension B (HTB).

En régime alternatif, le domaine HTA couvre une plage comprise entre 1.000 et 50.000 volts.

En régime continu, il couvre une plage comprise entre 1.500 et 75.000 volts.

A chaque activité, son indice d’habilitation

Principaux indices :

ActivitésIndices
Utilisation d’un appareil électrique (exemple : perceuse) Branchement / débranchement (aspirateur, ordinateur…)Pas d’habilitation, sensibilisation au risque électrique
Accéder à une zone à risque électrique, sans y réaliser d’opération d’ordre électrique
Exemple : local réservé aux électriciens, pour y réaliser des travaux de peinture, nettoyage, des devis…
B0 H0 H0V
Mise hors / sous tension une installation, un équipement électrique
Exemple : réarmer un disjoncteur, un relais thermique… 
BE Manœuvre
HE Manœuvre
 Intervention élémentaire autorisée (maxi 400V et 32A courant alternatif) :
– Remplacement à l’identique de fusibles Basse Tension
– Remplacement à l’identique d’une lampe, d’un socle de prise de courant, d’un interrupteur
– Raccordement de matériels (chauffe-eau, convecteurs, volets roulants…) à un circuit en attente (bornier, domino…) protégé contre les courts-circuits
Réarmement d’un dispositif de protection
BS
Intervention générale d’entretien et de dépannage.
Exemples d’interventions :
– Recherche de panne, dysfonctionnements (pouvant inclure des mesures)
– Remplacement de matériels défectueux
– Mise en service partielle et temporaire d’une installation pouvant inclure essais ou manœuvres)
Connexion et déconnexion en présence de tension sous certaines conditions (maxi 500V, 63 A courant alternatif et réalisées hors charge)
BR
Travaux sur ouvrages ou installations électriques.
Exemples de travaux :
– Création, modification d’une installation
– Remplacement d’un coffret, d’une armoire
Balisage de la zone de travail et vérification de la bonne exécution des travaux (pour les chargés de chantier)
Exécutant :
B1 B1V
H1 H1V
Chargé de chantier :
B2 B2V
H2 H2V
Consignation d’un ouvrage ou d’une installation électrique BC
HC
Travaux en fouille dans un environnement de canalisations isolées. Opérations autorisées :
– Dégagement d’une canalisation enterrée
– Sur les canalisations rendues visibles : ouverture de fourreau, nettoyage d’une canalisation à des fins d’identification, ripage, soutènement, mise en œuvre de moyen de protection de câbles et d’accessoires 
BF
HF

Comment délivrer un titre d’habilitation ?

En l’état, l’habilitation électrique est la reconnaissance, par l’employeur, de la capacité d’une personne placée sous son autorité à accomplir, en sécurité vis-à-vis du risque électrique, les tâches qui lui sont confiées.  

Pour délivrer une habilitation, l’employeur (ou la personne désignée compétente) doit s’assurer que :

✔️ le salarié a suivi une formation théorique et pratique adaptée aux opérations à effectuer (importance de l’analyse des besoins en amont de la formation, sinon gare aux mauvaises surprises !)

✔️ Le salarié a bien assimilé cette formation (savoirs et savoir-faire) en consultant « l’avis après formation » délivré par le formateur ou l’organisme de formation

✔️ L’aptitude médicale délivrée par le médecin du travail tient compte des risques particuliers auxquels le salarié sera exposé

✔️ Le salarié possède un carnet des prescriptions (document obligatoire !), éventuellement complété par des instructions particulières de sécurité particulières au travail effectué

L’habilitation électrique est signée par l’employeur (ou son délégataire) et le salarié.

Modèle de titre d’habilitation électrique (annexe 8.3 de la brochure ED6127) :

Où indiquer les bons indices sur un titre ?

A titre d’exemple, voici les indices à positionner sur un titre d’habilitation (bien évidemment, un titre ne peut comporter tous les indices !!).

Le titre d’habilitation reflète les missions que doit réaliser le salarié.

Quelques Questions / Réponses récurrentes :

👷‍♀️👷‍♂️ Comment est gérée l’habilitation électrique pour les 𝐢𝐧𝐭é𝐫𝐢𝐦𝐚𝐢𝐫𝐞𝐬 ?

C’est l’entreprise utilisatrice (et non l’entreprise de travail temporaire) qui délivre l’habilitation, pour la durée de la mission
Il appartient à l’employeur de l’entreprise qui fait appel à du personnel temporaire de l’habiliter en fonction du risque électrique encouru, après avoir évalué les compétences de ce personnel et, éventuellement, complété sa formation.

📜 Comment être habilité pour 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐢𝐠𝐧𝐞𝐫 pour soi-même et pour les autres ?


✔️ dans le cadre d’une intervention en basse tension, la consignation pour son propre compte n’est autorisée que pour le chargé d’intervention générale (habilité symbole BR)
✔️ pour les chargés d’essais (habilités symboles B2V Essai, H2V Essai, BE Essai ou HE Essai) dans le cadre de leurs essais
✔️Pour consigner tout ou partie d’une installation pour des tiers, il faut être habilité « chargé de consignation » (symbole BC en basse tension ou HC en haute tension). Le chargé de consignation ne peut réaliser que des opérations de consignation et de déconsignation.

🧰 Une 𝐩𝐚𝐫𝐭𝐢𝐞 𝐩𝐫𝐚𝐭𝐢𝐪𝐮𝐞 lors de la formation est-elle obligatoire ?

La formation préalable à l’habilitation électrique comprend une partie théorique et une partie pratique (responsabilité de l’employeur de s’en assurer).
La partie pratique doit, de préférence, être réalisée dans l’environnement habituel de l’apprenant, ou à défaut, dans un environnement de travail aussi proche que possible du réel, et sur des installations représentatives de son activité.

💡 Quelle habilitation pour remplacer des 𝐥𝐚𝐦𝐩𝐞𝐬 ?

Si absence de risque : le salarié pourra être autorisé à remplacer la lampe. En basse tension, si le salarié n’est pas exposé au risque de choc électrique, il est admis que certaines opérations d’ordre électrique, dont le remplacement de lampes, soient réalisées par du personnel formé (être capable de repérer le risque de choc électrique) mais non habilité.
Notions d’évaluation du risque et de formation sont déterminantes.
L’absence d’exposition au risque électrique signifie que le matériel n’est pas détérioré et possède un indice de protection IP2X ou IPXXB.

En revanche, en cas de risque de contact direct (luminaires non IP2X, lampes ou accessoires détériorés…), l’employeur devra confier cette opération à un salarié habilité, car celui-ci aura la compétence pour supprimer le risque et donc travailler en sécurité.

🛒 Un 𝐜𝐨𝐧𝐝𝐮𝐜𝐭𝐞𝐮𝐫 𝐝𝐞 𝐜𝐡𝐚𝐫𝐢𝐨𝐭 é𝐥é𝐯𝐚𝐭𝐞𝐮𝐫 doit-il être habilité ?
(désolé pas trouvé d’émoji chariot élévateur !!)

Les opérations de conduite du chariot relèvent de l’utilisation normale de l’équipement et ne nécessitent donc pas d’habilitation électrique.
La question de l’habilitation se pose lors des opérations de mise en charge du chariot :
✔️ si l’environnement électrique n’expose pas l’opérateur à un contact avec des pièces nues sous tension (matériel IP2X ou IPXXB), alors l’opérateur doit être formé, mais l’habilitation n’est pas nécessaire
✔️sinon, le choix du symbole d’habilitation dépend de la tension aux bornes des batteries et de la capacité des batteries (attention aux batteries en série et/ou en parallèle).

Vous avez d’autres questions, contactez-nous pour être au courant !

contact@acionnys-formation.fr / 02 38 38 03 46

Les savoir-faire significatifs d’Acionnys Formation en amont de la prestation, une analyse pour comprendre vos réels besoins et à l’issue, un plan d’action pour le suivi du stagiaire !

Sources ayant permis l’écriture de l’article :

  • INRS
  • Norme NFC 18-510
  • Code du travail
  • Brochure ED 6127